Compliance durch IT-gestütztes Forderungsmanagement

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09. April 2013
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Von Stefan Hirschmann

Keine bahnbrechend neue Erkenntnis ist, dass die wesentlichen Aufgaben des Managements im Zusammenhang mit Compliance darin bestehen, für die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Richtlinien zu sorgen. Hierfür müssen Risiken, die für das Unternehmen existenzgefährdend sein können, identifiziert, angemessen bewertet und gesteuert werden.

DÜSSELDORF, 8.4.2013. Keine bahnbrechend neue Erkenntnis ist, dass die wesentlichen Aufgaben des Managements im Zusammenhang mit Compliance mitunter darin bestehen, für die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Richtlinien zu sorgen. Hierfür müssen Risiken, die für das Unternehmen existenzgefährdend sein können, identifiziert, angemessen bewertet und gesteuert werden. Der sorgfältige Umgang mit Compliance-Risiken im Kundenportfolio liefert damit einen wesentlichen Beitrag zur Stabilität des Gesamtunternehmens. Dies gilt umso mehr für das Forderungsmanagement. Durch die Verbesserung der Effektivität lassen sich geeignete Absicherungen von Geschäftsrisiken erlangen, ein höheres Risikoverständnis im Unternehmen erzeugen und somit bessere Geschäftsentscheidungen treffen. Während die Geschäftsführung primär für die Gesamt- und Organisationsverantwortung zuständig ist, müssen im Forderungsmanagement die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben sowie die organisatorische Handhabe für das Compliance- und Risikomanagement gewährleistet sein. Dazu gehören für einzelne Branchen beispielsweise der Abgleich mit Sperr- und Embargolisten, die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten oder die Sicherstellung der Datenschutzvorgaben. ?Ziel ist immer, die nicht genehmigte Einräumung von Kundenkrediten, Ausfälle von Kundenforderungen sowie Zahlungsverzüge zu vermeiden?, sagt Prof. Dr. Matthias Schumann (Foto) vom Lehrstuhl für Anwendungssysteme und E-Business der Georg-August-Universität Göttingen. Moderne IT-Systeme seien heute in der Lage, die Geschäftsführung bei der Erfüllung sich ständig ändernder rechtlicher Anforderungen zu unterstützen. Flexible Regelwerke, frei definierbare Workflows sowie eine umfangreiche Kompetenzsteuerung könnten eine exakte Abbildung der Kreditpolitik ermöglichen. Ein umfangreiches Reporting liefere die Gesamtrisikosicht auf das Kundenportfolio. "Ein IT-gestütztes Forderungsmanagement sorgt damit für die Einhaltung der definierten Prozesse im operativen Geschäft und dokumentiert die begründeten Ausnahmen", so Schumann vor Mitgliedern des Düsseldorfer Finanz Forums (DFF). Damit würden Kreditentscheidungen für Kunden jederzeit nachvollziehbar. Ein IT-gestütztes Compliancesystem überwacht das Kundenportfolio und reagiert bei risikorelevanten Abweichungen. Der manuelle Aufwand beschränkt sich in diesem Zusammenhang auf die Behandlung besonders komplexer Fälle, wobei die Entscheidungen mehrstufig eskaliert werden können. Schließlich stellt ein solches System eine Verbindung zwischen unterschiedlichen Unternehmensbereichen her und trägt somit zur Gesamtunternehmenssteuerung bei. Kommt es dennoch zu Problemen im Credit Management, können automatisierte Inkassoprozesse angestoßen werden. "Wichtig ist das Einhalten klar definierter Kompetenzen, da insbesondere komplexe Risikoverflechtungen zu Intransparenzen führen", sagt Schumann. Vor allem bei Doppelakten im Datenbestand seien die Aggregation von Außenständen, einheitliche Zahlungsbedingungen und das Zusammenführen von Zahlungsverhalten von erhöhter Bedeutung.

Im Zahlungsverkehr kommen auf das Forderungsmanagement aktuell noch weitere Herausforderungen zu, die schnellstmöglich angegangen werden müssen. Denn schon ab Februar 2014 werden die Formate der Single Euro Payments Area (SEPA) verbindlich, dann löst die IBAN, die International Bank Account Number, Bankleitzahl und Kontonummer ab und sorgt europaweit für einheitliche Datenformate. Trotz der Dringlichkeit der Umstellung auf SEPA verkennen viele Unternehmen noch den Handlungsbedarf. Nach einer Studie der Universität Regensburg nutzt erst ein Drittel der Unternehmen schon heute SEPA-Überweisungen ? sporadisch. Die Umstellung auf den europäischen Zahlungsraum verlangt von den Finanzabteilungen, die Bankverbindungsdaten der Kunden zu verifizieren. Spezielle SEPA-Anwendungen prüfen automatisiert, ob die IBAN syntaktisch korrekt ist, alle Vorgaben zum Aufbau einer IBAN erfüllt sind und sie eindeutig einer Bank zugeordnet werden kann. Die Plausibilisierung der IBAN erfolgt durch die Zuordnung einer Internationalen Bankleitzahl (BIC) oder Prüfung von IBAN und BIC gegeneinander. Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der SEPA-Umstellung ist die Sicherstellung der Qualität der Stammdaten von Kunden und Lieferanten. Unter anderem müssen Unternehmen Ermächtigungen zum Lastschrifteinzug, also die Mandate, neu einholen und darüber hinaus müssen Kreditoren ihren Debitoren künftig die Belastung ihres Kontos mittels Pre-Notifications im Voraus anzeigen. Eine möglichst frühzeitige Prüfung der Daten- und Dokumentenflüsse auf mögliche Qualitätsschwächen ist deshalb dringend geboten. ?Smarte Lösungen lassen sich nahtlos in die relevanten Anwendungen integrieren, können die unterschiedlichen Einsatzszenarien unter Nutzung von Cloud-Technologien abdecken und last but not least die Risiken für Unternehmen minimieren?, sagt Risiko- und Complianceberater Michael Luderer, Geschäftsführer der Severn Consultancy GmbH. Genutzt werden können umfangreiche Referenzdaten von SWIFT, der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication. Schon bei der Dateneingabe werden falsche Bankverbindungsdaten und Kreditkartennummern erkannt, Tippfehler zuverlässig korrigiert. So wird das Risiko einer gescheiterten Transaktion minimiert. Die Weichen für einen reibungslos ablaufenden Zahlungsverkehr sind gestellt.

Unbill droht dem Zahlungsverkehr und dem Forderungsmanagement aber auch durch politische Risiken. Die aktuellen Ereignisse in Zypern zeigen, wie stark Wirtschaftskreisläufe von politischen Entscheidungen abhängig sind. Knapp zwei Wochen waren die zypriotischen Banken in diesem Frühjahr komplett verriegelt, ein Zugriff auf Bargeld nicht möglich. Überweisungen und Zahlungsanweisungen konnten nicht ausgeführt werden. Ende März öffneten die Banken zwar wieder, Auslandsüberweisungen jedoch sind bis auf weiteres auf eine Maximalsumme von 5.000 Euro beschränkt. Höhere Beträge müssen jeweils durch die Zentralbank von Zypern genehmigt werden. Damit drohen für exportierende Unternehmen unvorhergesehene und häufig unversicherte Forderungsausfälle. Die Absicherung politischer Risiken wie des Verbots von Zahlungstransfer zwischen einzelnen Staaten galt bislang innerhalb Europas für vernachlässigbar. ?Bedingt durch die Finanz- und Eurokrise weisen wir unsere Kunden seit einiger Zeit explizit auf die Notwendigkeit eines Schutzes hin?, berichtet Heiko Walter vom Kreditversicherungsmakler VIA Delcredere. ?Die Ereignisse in Zypern haben gezeigt, wie schnell der vermeintlich sichere Zahlungsverkehr innerhalb der EU beeinträchtigt sein kann.? ? Laut Walter geraten dann auch Unternehmen ins Schleudern, die sich zwar vor der Zahlungsunfähigkeit ihrer Kunden abgesichert haben, politische Risiken aber außen vor gelassen haben. Auch verschiedene Kreditversicherer empfehlen dringend, den Versicherungsschutz zu prüfen. Die richtige Police sichert Unternehmen auch ab, wenn Zahlungen durch politische Entscheidungen blockiert werden. Unternehmen können sich damit auf ihre Geschäftstätigkeit konzentrieren und sind vor den Auswirkungen von Transferbeschränkungen geschützt: Die Versicherer beobachten für sie die Risiken und springen im Schadensfall ein. Zwar sind staatliche Restriktionen dieser Art immer nur über einen gewissen Übergangszeitraum gültig ? der kann jedoch lang genug sein, um ein auf Rechnungsbegleichung wartendes Unternehmen in ernsthafte Schwierigkeiten zu bringen. Eine Police, die sämtliche politischen Risiken wie Konvertierungs-, Transfer- und Zahlungsverbote oder auch das generelle Untersagen von Lieferungen einschließt, ist daher derzeit auch bei Geschäften im europäischen Wirtschaftsraum ratsam.

 

Foto: BvCM